Videokonferenz in Hausschuhen und Jogginghose

„Nicht einmal Investment-Banker binden sich vor der Videokonferenz einen Schlips um.“ (1)

Das Coronavirus verändert unsere Arbeitswelt: Millionen Menschen arbeiten derzeit von zu Hause aus – auch Bundeskanzlerin Merkel.

Für viele bedeutet das nun: Neu organisieren.

Doch selbst Unternehmen, die schon längst Homeoffice hätten einführen können und dem Ganzen bisher skeptisch gegenüberstanden, werden durch das Coronavirus dazu gebracht, ihre Teams von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Laut einer aktuellen Studie des Digitalverbands Bitkom arbeitet mittlerweile jeder Zweite (49 Prozent) ganz oder zumindest teilweise im Homeoffice. Für einige von Ihnen ist das völlig neu: 18 Prozent durften zuvor gar nicht im Homeoffice arbeiten. 

Zwei Drittel sind der Ansicht, dass digitale Technologien dabei helfen können, die Ausbreitung des Coronavirus zu verlangsamen, etwa durch Homeoffice.

Ändert sich gerade unsere Arbeitswelt nachhaltig?

Die Kolleginnen und Kollegen, die sich gegen das Konzept Homeoffice gesträubt haben, begründeten das oft mit: komplizierte Technik, komplizierte Gesetze, komplizierte Abläufe. Sie sind plötzlich gezwungen alteingesessene Strukturen gegen neue Arten zu arbeiten auszutauschen und entdecken, in welchem Maße ihr Smartphone ein Arbeitswerkzeug ist. Fakt ist: Durch die aktuelle Situation wird sich das Arbeiten, wie wir es bisher kannten, nachhaltig verändern.

Mobiles Arbeiten während der derzeitigen Corona-Krise ausschließlich als Instrument in der Krise wahrzunehmen wäre sehr bedauerlich, denn mobile Arbeit ist eine wirkliche Alternative.

Ist das eine Chance auf die Digitale Transformation oder nur ein notwendiges Ärgernis?

Selbstverständlich ist die Corona-Pandemie eine besondere, noch nie dagewesene Situation, die ein hohes Maß an Flexibilität erfordert und die Tatsache, dass das mobile Arbeiten die bevorzugte Lösung ist, basiert in erster Linie auf der Ausweglosigkeit der Situation.

Doch das Arbeiten im Homeoffice stellt viele vor neue Herausforderungen: Die Grenze zwischen privat und beruflich verwischen, Kommunikationsprobleme, technische Schwierigkeiten, und auch die Datenschutzrichtlinien, wir DSGVO, haben sich trotz der Ausnahmesituation nicht geändert.

Fehlende Tools

Auch die grundlegenden Rahmenbedingungen sind für den Ablauf mobiler Arbeit entscheidend. Dazu gehört vor allem die technische Ausstattung.

Um das mobile Arbeiten im vollen Umfang auszuschöpfen müssen nicht nur unternehmensstrukturelle, sondern auch technologische Herausforderungen gemeistert werden.

Insbesondere Unternehmen, die überwiegen papierbasiert arbeiten, stehen vor großen Herausforderungen. Arbeiten Mitarbeiter mobil, brauchen Sie möglichst viele Informationen digital. Sind die Belege nicht digital abgelegt und zentral verfügbar, entstehen entscheidende Wissenslücken für Unternehmen.

Ein Paradebeispiel ist der Rechnungseingang:

Vom Posteingang über die Buchhaltung zur Fachabteilung und wieder zurück zur Buchhaltung: Am Prozess der Bearbeitung, Freigabe und revisionssicheren Archivierung von Rechnungen sind in der Regel mehrere Abteilungen und Personen beteiligt.

Und genau deswegen kann es in der aktuellen Situation leicht ins Stocken kommen, wenn diese Workflows nicht digital abgebildet sind.

Allein um die Datenschutzrichtlinien einzuhalten, gilt für viele Unternehmen: keine analogen Unterlagen oder Dokumente weder im Original noch als Hardcopy zur Heimarbeit mitgenommen.

Wenn Vertraulichkeits- oder Geheimhaltungsverträge, Mietverträge in der Immobilienverwaltung, Werkverträge bei Dienstleistern, Lizenzen im produzierenden Gewerbe oder bei Softwareherstellern überwiegend in Papierform vorliegen, lassen sie sich nur schwer managen.

Schneller DMS-Einstieg mit dem KYOCERA Workflow Manager

Abhilfe schafft der KYOCERA Workflow Manager. Dieser zeichnet sich durch eine hohe Standardisierung aus. Dazu bietet er vorkonfigurierte Prozesse für die Bereiche Einkauf, Verkauf, Personal und Vertragswesen, die sowohl einzeln als auch kombiniert genutzt werden können. Die Nutzerführung ist zudem intuitiv gehalten, sodass kein großer Schulungsaufwand von Nöten ist, um mit der Software zu arbeiten.

Die Lösung ist nahtlos in die Homeoffice Welt integrierbar und Dokumente stehen nicht nur schnell zur Verfügung, sondern werden auch schnell gefunden.

 

 

(1) Interview mit Christoph Räthke im rbb: https://www.rbb24.de/wirtschaft/thema/2020/coronavirus/beitraege/home-office-arbeitnehmer-laptop-zuhause-.html


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