Auf die Plätze, fertig: DIGITAL: mit DMS und ECM ins digitale Office

DMS- und ECM-Lösungen haben sich in großen Unternehmen fest etabliert. Sie sind ein Kernelement des digitalen Büros der Zukunft. Treibende Kraft sind hier neben offensichtlichen Rationalisierungseffekten und hohen Anforderungen an die Rechtssicherheit (Compliance) im Umgang mit Dokumenten vor allem auch neue Formen der Zusammenarbeit in Teams sowie die Automatisierung und Integration von Geschäftsprozessen.
Der Mittelstand ist bei der Umstellung auf digitale Prozesse wesentlich zurückhaltender. Die Bitkom-Studie „ECM im Mittelstand“ ergab beispielsweise, dass Großunternehmen und Mittelstand hier in der praktischen Umsetzung weit auseinander liegen. So sind umfassende ECM Konzepte in den meisten Großunternehmen mittlerweile fest etabliert, während der Mittelstand hier zum Teil noch enormen Nachholbedarf hat. So sind bis dato nur 11 Prozent des Mittelstandes softwareseitig für die Digitalisierung der Büroarbeit professionell aufgestellt.

Auch die voranschreitende Digitalisierung von Geschäftsmodellen benötigt eine komplett digitale Unterstützung. Zum Beispiel die automatisierte Ablage und Weiterverarbeitung von Verträgen oder Bankgeschäften, die im Internet geschlossen werden. Um Medienbrüche zu vermeiden und damit ein Geschäftsvorfall schnell nach den Compliance-Gesichtspunkten verarbeitet werden kann, ist eine ECM-Strategie, die der Unternehmensstrategie folgt, angeraten.

Dabei drängt langsam die Zeit für die mittelständischen Unternehmen, denn flexibles Arbeiten gewinnt immer mehr an Bedeutung. Liegen alle Daten leicht auffindbar digital vor, ermöglicht das eine bessere Zusammenarbeit in Teams, die immer häufiger projektbezogen zusammengestellt werden und abteilungsübergreifend arbeiten.
Das führt zu spürbar mehr Effizienz und Agilität. Nicht erst nach Jahren, sondern relativ schnell:

Unternehmen, in denen die digitale Transformation bereits fortgeschritten ist, sind deutlich produktiver.
Dies ist das Ergebnis eine aktuelle Umfrage des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Kooperation mit Kyocera Document Solutions.

Warum stockt die Einführung einer DMS-Lösung?

Gegenüber den 11 Prozent des Mittelstandes, die bereits softwareseitig für die Digitalisierung der Büroarbeit professionell aufgestellt sind, sind es bei großen Unternehmen 81 Prozent.
Zwar setzen 49 Prozent eine digitale Dokumentenverwaltung in der Buchhaltung, 44 Prozent im Vertrieb und 38 Prozent im Einkauf ein. In der Personalabteilung nutzen jedoch nur 27 Prozent eine solche Software, in der Logistik lediglich 17 Prozent und in der Produktion nur 15 Prozent. Diese Lösungen sind jedoch oft Insellösungen für einzelne Abteilungen und genau hier liegt der große Vorteil für größere Unternehmen, wo Lösungen meist abteilungsübergreifend eingesetzt werden.
Hinzu kommt, dass es in vielen mittelständischen Betrieben keine IT-Abteilung gibt, fühlen sich viele Firmen mit der Anschaffung einer DMS- oder ECM-Lösung überfordert: Lässt sich eine neue DMS- oder ECM-Lösung überhaupt in die bestehende Softwarelandschaft integrieren? Wie ist die Funktionalität und die Bedienbarkeit?

Darüber hinaus scheuen einige Firmen im Mittelstand die vermeintlich hohen Anschaffungskosten für DMS- oder ECM-Systeme. Ohne Hardwareausstattung liegen sie bei rund 1.523 Euro pro Arbeitsplatz.

Doch welche DMS-Lösung soll es sein?

In der Regel lassen sich die meisten DMS- oder ECM-Lösungen in die vorhandene IT-Infrastruktur integrieren. Häufig können diese Lösungen flexibel auf die jeweilige Branche angepasst werden.
Doch Vorsicht ist geboten, denn längst nicht alle Anbieter werden mit ihren Produkten den speziellen Anforderungen im Mittelstand gerecht. Bedenken Sie, dass die ausgewählte Lösung zu Ihnen und Ihrem Business passen muss. So ist beispielsweise der KYOCERA Workflow Manager, mit dem sich dokumentenbasierte Unternehmensprozesse wie Rechnungseingang, Personalverwaltung oder Bestellvorgänge digitalisieren lassen, auf die speziellen Anforderungen im Mittelstand zugeschnitten.

Weitere Informationen zu DMS- und ECM-Lösungen  finden Sie auch hier auf unserer Homepage

Alle Ergebnisse der Bitkom-Studie „ECM im Mittelstand 2017“ finden Sie hier im E-Book.

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Dem Mittelstand droht bei Themen wie Big Data, Smart Data und Business Intelligence den Anschluss zu verlieren. Wie sich dies vermeiden lässt, diskutiert unser Moderator Torsten Knippertz in der 5. Folge von digiTALK – Der KYOCERA Podcast.

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