Digitaler Posteingang – Die Bedeutung der E-Mail

Im täglichen Geschäft  werden per E-Mail Diskussionen geführt, Meinungen ausgetauscht, Absprachen getroffen und Dokumente versandt – eine schier unendliche Ansammlung von Informationen ist die Folge. E-Mails sind zweifelsohne eine überaus wichtige und sehr umfangreiche Informationsquelle, durch den übermittelten Textinhalt ebenso wie durch zahlreiche Dokumente in Anhängen.
Neben dem Telefon ist die E-Mail der derzeit wichtigste Kommunikationskanal in der Geschäftswelt.
Schätzungen zufolge, wurden im Jahr 2018 jeden Tag rund 281 Milliarden E-Mails versendet, so das Technologie-Marktforschungsunternehmen The Radicati Group – Tendenz steigend. Prognostiziert wird ein Anstieg von bis zu 333 Milliarden im Jahre 2020.

 

Quelle: Statista

Die Bedeutung eines richtigen Umgangs mit E-Mails

Viele deutsche Unternehmen handhaben das Thema E-Mail-Archivierung nur sehr unzureichend und die wenigsten verfügen über eine rechtskonforme Lösung. Alle Unternehmen – Kleingewerbetreibende ausgenommen – müssen ihre komplette Geschäftskorrespondenz für sechs bis zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres aufbewahren, das gilt auch für E-Mails.
Compliance Richtlinien (z.B. GoBD) schreiben vor, dass E-Mails ordnungsgemäß und vollständig gespeichert, aufbewahrt und im Nachweisfall auch unverändert zur Verfügung gestellt werden müssen. Mit einer E-Mail-Archivierung können Unternehmen diesen gesetzlichen Vorgaben Folge leisten.
Zur aufbewahrungspflichtigen Geschäftskorrespondenz zählen explizit auch ein- und ausgehende E-Mails, die geschäftsrelevante Informationen enthalten.
Ein Ausdruck der E-Mail oder der E-Mail-Anhänge ist nicht ausreichend – es ist die digitale Archivierung der Unterlagen erforderlich.

Im Laufe weniger Tage und Monate sammeln sich E-Mail-Daten auf Servern an und belegen Speicherplatz. Je größer der zulässige Anhang desto größer der benötigte Speicherplatz.
Neben der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften gilt es, auch die immer größer werdende Informationsflut und damit große Datenmengen effektiv zu verwalten. Da viele Firmen Größenbeschränkungen für Postfächer definieren, müssen diese Daten in ein Archiv überführt und nicht mehr aktuelle Informationen in den Postfächern gelöscht werden.
Gleichzeitig soll im Unternehmen vorhandenes Wissen vorhanden bleiben.

Am Datenschutz führt kein Weg mehr vorbei

Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Regelungen der DSGVO ist eine unternehmensweite Aufgabenstellung. Daher ist der Einsatz einer Software für die E-Mail-Archivierung im Hinblick auf die Data Compliance im Bereich E-Mail-Management sinnvoll.
IT-Manager sollten auf der Suche nach einer geeigneten E-Mail-Archivierungslösung darauf achten, dass die Software GoBD konform ist und DSGVO Anforderungen erfüllt.
Eine Software für die E-Mail-Archivierung sollte demnach durch eine integrierte Funktion zum Suchen und Extrahieren von Daten, alle E-Mails und Dateianhänge, beispielsweise zu einem Kunden oder Mitarbeiter, umgehend zur Einsicht bereit zu stellen.

Abhilfe schafft die KYOCERA mailbox Dies ist ein umfassendes Komplettpaket zur E‑Mail-Archivierung und verbindet kluges Wissensmanagement mit allem, was ein Unternehmen für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und zur gewinnbringenden Nutzung von E‑Mail-Inhalten braucht.

KEY FEATURES

• Auslieferung als virtuelle Maschine (keine Hardware!)
• Archivierung gemäß Compliance Richtlinien
• E-Mail Journaling
• Single-Instance-Speicherung
• Ablage von E-Mails im Originalformat (RFC822/*.eml)
• Schutz vor Datenmanipulation und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
• Stetige Rechtssicherheit durch rechtskonforme und revisionssichere Ablage
• Nutzung von DMS- und BPM-Funktionalitäten
• Integrierte Systemüberwachung
• Zugriffsschutz und Prüfung
• Zugriff auf E-Mails und Inhalte per Volltext
• Grafische Anwenderoberfläche zur Anzeige und zur Navigation
• Entlastung von E-Mail-Servern
• Keinerlei Größenbeschränkungen der zu archivierenden Postfächer
• Integrierter Beweismittelexport
• Beweiswerterhaltende Speicherung nach TR-ESOR des BSI (optional)


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