Rechtskonform dank DMS

Herausforderungen für kleine und mittlere Unternehmen

Seit Ende Mai 2018 gilt die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Doch gerade in kleinen und mittleren Unternehmen, in denen oft die zeitlichen Ressourcen nicht vorhanden sind, um sich mit dem Datenschutz zu befassen, besteht dringender Handlungsbedarf. Hinzu kommen weitere Herausforderungen, in Form von knappem Budget und wenig Personal zusammen kommen, sind jetzt Prioritäten gefragt, was in den nächsten Monaten zuerst angegangen werden muss.

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist also nicht bloß ein Wort-Ungetüm, sie stellt in vollem Umfang eine Herausforderung dar, denn im Prinzip gilt, die Verordnung muss im Prinzip in jedem Unternehmen und jeder Behörde umgesetzt werden.

Keine einheitliche Dokumentenablage

Machen Sie den Test:
Schauen Sie einmal links und rechts auf die Schreibtische Ihrer Kollegen. Würden Sie hier ohne weiteres ein bestimmtes Dokument finden? Wahrscheinlich nicht, es sei denn, Sie kennen das Ablagesystem des Kollegen. Wer also ein Ablagesystem transparent gestalten möchte, kommt an deren Digitalisierung nicht vorbei
Werden die meisten Dokumente noch auf Papier erstellt, geht mit der Zeit geht der Überblick verloren.
Wo liegt die aktuelle Version des Textes? Wo finde ich das finale Angebot? Hat der Kolle­ge das Projekt bereits abgerechnet?
Mitarbeiter verbringen im Durchschnitt 9,6 Stunden pro Woche mit der Suche nach Dokumenten.
Eine unorganisierte Datenablage ist unter Gesichtspunkten des Datenschutzes fatal, denn bei der DSGVO geht es vor allem um Transparenz. Derzeit findet nur jeder fünfte die Datenablage überhaupt effizient, auch wenn eine Mehrheit von 76 Prozent der befragten Büroangestellten, die eigenen administrativen Tätigkeiten zur Dokumenten­ablage für notwendig hält.
Darüber hinaus stellen sich noch weitere Fragen:
Wer hat Zugriff auf die Dokumente? Wann muss ich Daten löschen? Wie werden Daten verarbeitet?
Auch hier besteht insbesondere in KMU dringender Handlungsbedarf. Rechnungen und Aufträge, die nicht jeder Mitarbeiter einsehen darf liegen offen im Ausgabefach des Druckers, geben 18 Prozent der Befragten. 70 Prozent der deutschen Büroarbeiter kommen sogar mindestens einmal pro Woche mit vertraulichen Dokumenten in Kontakt.

Mit DMS-Lösungen Risiken minimieren

Abhilfe schafft der KYOCERA Workflow Manager, der eine optimierte Dokumenteninfrastruktur und strukturierte Dokumentenverwaltung ermöglicht:

1. Transparente Prozesse
Wer darf welche Dokumente einsehen?
Durch eine digitale Dokumentenverwaltung lassen sich Regeln aufstellen und Zugriffsrechte vergeben. So kann klar festgelegt werden, welcher User auf ein Dokument zugreifen bzw. es teilen oder bearbeiten kann.

2. Löschfristen hinterlegen
Durch ein DMS lassen sich automatische Voreinstellungen festlegen, sodass diese Dokumente nach dem Verstreichen der Frist gelöscht werden.

3. Nachverfolgung
Mit DMS-Lösungen lassen sich bestimmte Workflows festlegen. Im Gegensatz zur E-Mail müssen Ihre Mitarbeiter die Kenntnisnahme aktiv bestätigen, was entsprechend im System hinterlegt wird. So kommen Sie Ihrer Dokumentationspflicht nach.


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