More Mobility Please!

 Vom Arbeitsplatz der Zukunft wünschen sich Büroangestellte vor allem eins: Mehr Flexibilität

Mobiles Arbeiten gewinnt immer stärker an Bedeutung. Schon heute arbeiten wir in Vielen Bereichen weitaus mobiler als noch zu Beginn des 21. Jahrunderts.

Homeoffice wird in immer mehr Unternehmen zum Alltag. Während 2014 nur knapp jedes fünfte Unternehmen (22 Prozent) die Möglichkeit anbot, von Zuhause aus zu arbeiten, waren es in 2016 bereits 31 Prozent. In 2018 stieg die Zahl weiter an auf 39 Prozent (Statista).

Moderner Arbeitsplatz – Eine starke Waffe

Wenn es um den „Arbeitsplatz der Zukunft“ geht, steht das Thema Flexibilität ganz oben auf dem Wunschzettel der meisten Angestellten. Für bessere Aussichten im „War for Talents“ ist die Einführung eines „modernen Arbeitsplatzes“ ein wichtigstes Argument und die wohl stärksten Waffen im Kampf um neue Talente, aber auch um qualifizierte Fachkräfte.

Mit einer neuen Studie haben die IDG Research Services das seit Jahren diskutierte Thema erneut aufgegriffen.

Wer mobil arbeitet, arbeitet noch lange nicht nur allein –

Ganz im Gegenteil: 13 Prozent nutzen im Laufe eines Arbeitstages unterschiedliche Arbeitsplätze, so das Ergebnis einer Studie der Fraunhofer IOA

Bei Open-Space-Modellen können Mitarbeiter jeden Tag neu wählen. Je nach Projekt finden sich die beteiligten Mitarbeiter zu flexiblen Teams zusammen. Zahlreiche Organisationen haben deshalb reagiert und ihre Bürogebäude konsequent zu Katalysatoren und Organisationseinheiten weiterentwickelt.
Allerdings müssen smarte Informationsprozesse und Strukturen etabliert werden, damit die mobilen Mitarbeiter nicht den Anschluss verlieren.

Informationsmanagement:

Um das mobile Arbeiten im vollen Umfang auszuschöpfen müssen nicht nur unternehmensstrukturelle, sondern auch technologische Herausforderungen gemeistert werden. Ist der Zugriff auf Geschäftsdaten möglich oder werden Informationen digital erfasst, müssen smarte Informationsprozesse und Strukturen etablieren werden, damit die mobilen Mitarbeiter nicht den Anschluss im Unternehmen verlieren – ohne sicherheitsrelevante Aspekte wie Datenschutz oder interne Compliance-Regeln zu verletzen.Es geht beim Thema Mobile Working also nicht allein darum, Smartphone, Tablet und Co. anzuschaffen.

Herausforderungen und Hemmnisse

Zwar steht die Bereitstellung von flexiblen und agilen Arbeitsweisen ganz oben auf der Agenda – die IDG-Studie bestätigt aber, dass in einem Drittel der Unternehmen das Thema Smart Working noch gar nicht oder nur rudimentär gestartet ist. Während über die Hälfte des Managements glaubt, eine Strategie für den ‚Future Workplace‘ zu haben, stimmen dieser Aussage nur 23 Prozent aus dem IT-Bereich und 21 Prozent der Befragten aus den Fachbereichen zu.

Für die Unternehmen ergeben sich daraus zwei klare Top-Herausforderungen: die Akzeptanz der Mitarbeiter und die IT-Infrastruktur. Beide Seiten sind für den Arbeitsplatz der Zukunft entscheidend.

Für 30 bzw. 25 Prozent sind die Geschäftsführung bzw. der IT- oder Digitalvorstand für den ‚Arbeitsplatz der Zukunft‘ verantwortlich.

 

Mobile Working vs. Sicherheit

Viele Unternehmen sind besorgt, dass mobiles Arbeiten die Sicherheit gefährden könnte. Denn während traditionelle Firmen-Arbeitsplätze sich in einem räumlich begrenzten Umfeld und einer weitgehend geschlossenen IT-Infrastruktur befinden, bedeutet mobiles Arbeiten externe Zugriffe. Tablets, Smartphones, Notebooks und Multifunktionsdrucker haben Zugriff auf teilweise geschäftskritische Prozesse. Viele Organisationen haben es bislang nicht geschafft, das Sicherheitsrisiko durch Anwender in den Griff zu bekommen. Das Fehlverhalten der Anwender oder mangelnde Awareness, wie etwa durch die Reaktion auf Phishing-Mails, Downloads unsicherer Apps oder Geräteverluste, hat auch in den letzten Monaten wieder Tür und Tor zu Firmendaten für Externe geöffnet. Einer Studie des Marktforschungsunternehmens IDC zufolge werden mit rund 48 Prozent die Sicherheitsrisiken im IT-Be­reich durch das Fehlverhalten der Anwender dominiert.

Fehlende Tools

Um eine mobile und flexible Arbeitsweisen zu forcieren, sind neue Technologien und Software-Tools ein wichtiger Schlüssel. Insbesondere Tools, die die Zusammenarbeit im Team fördern, sind hierfür ausschlaggebend. Eine Studie von Statista im Auftrag von KYOCERA Document Solutions hat ergeben, dass vor allem in mittleren Unternehmen viele Dokumentenprozese papierbasiert sind und nur 4 Prozent der Büroangestellten in Deutschland und Österreich  papierlos arbeiten. Die Digitalisierung dieser analogen Work­flows ist aber eben eine Grundbedingung für das mobile Arbeiten.

 


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