KYOCERA Workflow Manager erhält die Note „sehr gut“

Immer mehr Dokumente liegen digital vor und das schafft ganz neue Herausforderungen. Ein Dokumentenmanagement-System könnte helfen, doch davon gibt es viele.

Bei der Auswahl des geeigneten Dokumentenmanagement-Systems fließen vielfältige Kriterien in die Entscheidung mit ein: Schnellere Prozesse, Kostensenkungen, eine höhere Rechtssicherheit und Benutzerfreundlichkeit sind Treiber für die Wahl des Systems.

Darüber hinaus müssen Aspekte der Implementierung ebenso berücksichtigt werden, denn einige Systeme benötigen einen langen Vorlauf.  Dabei muss Dokumentenmanagement nicht immer ein großes Projekt werden, bei dem erst einmal gar nichts mehr läuft

Das Besondere am Kyocera Workflow Manager: Dieser zeichnet sich durch eine hohe Standardisierung aus. Er ist vorkonfiguriert. Er besteht aus Modulen, die sich an Verwaltungseinheiten und Geschäftsprozessen anlehnen: Posteingang, Lieferanten, Kunden und Personal sind die wichtigsten, hinzu kommen Vorlagen, Verträge und ein Bereich für sonstige Dokumente.

Doch ob der KYOCERA Workflow Manager tatsächlich einen einfachen Einstieg in das Dokumentenmanagement ermöglicht, wollte die Fachzeitschrift FACTS herausfinden und testete das System über 4 Monate im Redaktionsalltag. Das Resultat Note „sehr gut“.Die Einrichtung des Kyocera Workflow Managers auf dem Server dauerte kaum 20 Minuten. In diesem Zusammenhang entschied das FACTS-Team, welche der Anwendungen des Systems es installieren wollte.

So setzte man die Software vor allem dazu ein, alle Workflows, die mit der Abonnement-Verwaltung zusammenhängen, zu digitalisieren. Das ging ganz einfach über das Set-up und dauerte je nach Rechner gerade einmal fünf bis zehn Minuten. Anschließend erfolgte eine kleine Schulung für alle: In rund einer Stunde erfuhren die Mitarbeiter die grundlegenden Funktionen, wie sie Dokumente ins System bringen, sie dort verwalten und verfügbar machen.

Natürlich ist jede neue Software gewöhnungsbedürftig, doch der Workflow Manager ist übersichtlich, das meiste erklärt sich von selbst. Das Fazit des FACTS-Team: volle Punktzahl in allen Bereichen Implementierung Anwenderfreundlichkeit und Nutzen. Was die Redaktion an der DMS-Lösung überzeugt hat und wie man die Software eingesetzt hat, um papierlos zu arbeiten erfahren Sie hier im vollständigen Bericht .

 

Der Langzeittest von FACTS – jetzt auch im Video


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