Dokumentensicherheit: der Mittelstand muss nachholen

Über die Hälfte der Büromitarbeiter hat Zugriff auf nicht für sie bestimmte Dokumente

 

Das Thema IT-Sicherheit steht traditionell bei deutschen Unternehmen hoch im Kurs, dennoch findet fast jeder Fünfte beispielsweise vertrauliche Dokumente von Kollegen im Ausgabefach des Druckers, 28 Prozent davon sogar regelmäßig: Das zeigt eine Studie des Statistikportals statista im Auftrag von KYOCERA Document Solutions Deutschland.

Insgesamt wurden  1.000 Mitarbeiter befragt. Mehr als 50 % der darin befragten Mitarbeiten gaben an regelmäßig Zugriff auf Dokumente zu haben, die nicht für sie bestimmt sind. In den kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) mit bis zu 50 Mitarbeitern, gaben 40 % der Mitarbeiter an, dass bis dato keine Maßnahmen zur Dokumentensicherheit durchgeführt wurden.

Noch erschreckender: Mehr als 70 Prozent der deutschen Büroangestellten kommt oft bzw. täglich mit sensiblen Dokumenten in Berührung.

Wie war das also noch mal mit dem Datenschutz?

In deutschen Unternehmen werden Netzwerke und Datenserver meist durch Anti-Virus-Software gut schreibgeschützt, damit keine Dritter von außen auf die Daten zugreifen kann. Allerdings wird der firmeninterne Schutz von Dokumenten vor dem Zugriff Unbefugter vernachlässigt, so dass ein Einblick in vertrauliche Informationen gewährt wird.

Rechnungen und Aufträge, die nicht jeder Mitarbeiter einsehen darf liegen offen im Ausgabefach des Druckers, geben 18 Prozent der Befragten an und sogar 70 Prozent der deutschen Büroarbeiter kommen mindestens einmal pro Woche mit vertraulichen Dokumenten in Kontakt.

Ein besonders sensibles Thema, so mal Elektronische und analoge Dokumente sehr oft personenbezogene Daten enthalten. Zum Schutz dieser Daten trat am 25. Mai 2018 das neue EU-Datenschutz-Grundverordung (EU-DSGVO) in Kraft. Und weil die EU-DSGVO auch gleich die Sanktionen verschärft, sollten die zentralen Ergebnisse Geschäftsführer, IT-Verantwortliche sowie Abteilungsleiter nachdenklich stimmen. Rund die Hälfte der befragten Büromitarbeiter (53 Prozent) gab an, dass sie regelmäßig Zugriff auf Dokumente und Informationen haben, die nicht für sie bestimmt sind.

Maßnahmen für mehr Sicherheit

Der sichere Umgang mit der IT-Ausstattung und Dokumenten sollte auch von leitenden Mitarbeitern und dem Chef vorgelebt werden. Herrscht hier eine „Zweiklassengesellschaft“, droht das Engagement der Angestellten in Sachen Datensicherheit schnell abzubröckeln. Schulungs – bzw. Sensibilisierungsmaßnahmen  durch den Geschäftsführer, die IT-Verantwortlichen sowie Abteilungsleiter unterstützen Mitarbeiter dabei, das Thema Datensicherheit zu verinnerlichen.  36 % der Kleinunternehmen wünschen eine interne Schulung und Einweisung zum Thema Dokumentensicherheit, während es in Großunternehmen ganze 64 % sind.

Erstaunlich sind die Ergebnisse bei der Nachfrage nach bereits erhaltenen internen Schulungen und Einweisungen zur Dokumentensicherheit. In den Großunternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern, erklärten 9 % der Mitarbeiter, dass sie noch keine Einweisung in die Dokumentensicherheit erlangt haben. Obwohl Schulungen ein zentrales Mittel sind, um die Dokumentensicherheit im Unternehmen zu verbessern.

Von Themen wie Passwortsicherheit über die Nutzung von Hardwarelösungen bis hin zum Umgang mit sensiblen Informationen lässt sich das Bewusstsein der Mitarbeiter so gezielt schärfen.

Risiken minimieren

Jedes Gerät in einem Unternehmensnetzwerk stellt eine Schwachstelle dar, einschließlich der Netzwerkdrucker.  Schützen Sie vertrauliche Informationen – bei der Übertragung und in der Warteschlange. Bei Steuerberatern, Ärzten, Anwälten und Versicherern ist beispielsweise das verschlüsseln der Festplatten von besonderer Brisanz, denn werden die Daten nicht ausreichend geschützt, verschlüsselt und beim Ausrangieren des MFP richtig gelöscht, können sie erschreckend leicht in die Hände von Dritten geraten.

Das Data Security Kit von KYOCERA bietet beispielsweise weitreichende Möglichkeiten, die Datensicherheit von Multifunktionsgeräten mit Festplatte zu erhöhen. Damit der Datendiebstahl aus dem Ausgabefach gar nicht erst zustande kommt, lassen sich Drucken durch Authentifizierung sichern. Mit Print & Follow oder Follow-Me-Printing erhöhen Sie Ihre Dokumentensicherheit, indem Sie Ihre Ausdrucke erst nach Aktivierung mit einer Chipkarte erhalten. Sie erhalten Ihre Druckaufträge dann standortunabhängig an jedem eingebundenen System.

Risiken minimieren mittels Dokumentenmanagement-Lösungen (DMS):

Wer darf welche Dokumente einsehen?

Mithilfe intelligenter DMS-Lösungen lassen sich Dokumente nicht nur platzsparend, sicher und gesetzeskonform aufbewahrt, bei allen Daten im elektronischen Archiv kann auch klar festgelegt werden, welcher User auf ein Dokument zugreifen bzw. es teilen oder bearbeiten kann.

 

Wie Büroangestellte die Dokumentensicherheit in ihrem Unternehmenbewerten verbessern können, erfahren Sie hier im

E-Book „Dokumentensicherheit in deutschen Büros“.

 


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