DMS in der Praxis – Ihr Einstieg beginnt genau hier:

Die Digitalisierung ist für viele im privaten Alltag mittlerweile normal, sie nutzen das Smartphone quasi rund um die Uhr und die Nutzerzahl in Deutschland wächst seit Jahren beständig. Im Jahr 2018 nutzen rund 57 Millionen Personen in Deutschland ein Smartphone. Vom online Shopping über Mobile Payment bis zum Smart Home. Doch im beruflichen Alltag ist das „digitale Büro“ ohne Aktenberge und Zettelwirtschaft in der Praxis noch weit entfernt. So verbringen Mitarbeiter rund 9,6 Stunden pro Woche mit der Suche nach Dokumenten.Besonders der Mittelstand hat hier zum Teil noch enormen Nachholbedarf. Bis dato sind nur 11 Prozent des Mittelstandes softwareseitig für die Digitalisierung der Büroarbeit professionell aufgestellt. Das bedeutet, in vielen Bereichen ist es heute noch nicht in vollem Umfang möglich, komplett auf Papier zu verzichten.

Starten Sie in einer Abteilung oder verbessern Sie erst einmal einen Prozess

Um die Digitalisierung im Mittelstand voranzutreiben, empfiehlt der Branchenverband Bitkom Unternehmen, mit den Büroprozessen zu starten. Laut dem Digital Office Index besteht gerade hier häufig Nachholbedarf. In der Praxis kann es oft zielführender sein, mit einem Geschäftsprozess zu beginnen und sukzessiv eine DMS-Lösung auszubauen. Dazu ist es jedoch wichtig, dass man keine Inseln erschafft.

Vergewissern Sie sich, dass die DMS-Lösung die revisionssichere Archivierung von Dokumenten aller Art erfüllen

Ziel einer DMS-Lösung ist es geschäftsrelevante Informationen applikations- und abteilungsübergreifend in einem zentralen Dokumentenpool zu verwalten. Das heißt auch: Der Import sollte möglichst einfach sein und auch E-Mails sollten sich automatisiert in die Software überführen lassen. E-Mails ist immer ein guter Indikator dafür, ob eine DMS-Lösung sinnvoll ist. Dauert es lange, eine E-Mail aus dem Vorjahr aufzufinden, sollte man eine DMS- Lösung in Betracht ziehen. So müssen E-Mail-Rechnungen aus steuerrechtlichen Gründen auch digital abgespeichert werden – am besten vorgangsbezogen in einem digitalen Archiv.

Nehmen Sie sich Zeit die Ziele und Anforderungen sowie existierende Prozesse genau zu analysieren.

Manche Mittelständler sind damit überfordert, all die vielen Aspekte des Dokumenten-Managements in einer DMS-Strategie zu berücksichtigen.

Wesentlich für die Ist-Analyse ist es, folgende Fragen zu beantworten:

  • Wie sind Dokumentenworkflows aktuell aufgesetzt?  Welche Dokumente liegen vor?
  • Woher kommen die Dokumente?
  • Welche Ablagesystematiken gibt es?
  • Wie viele Dokumente und Dateien werden im aktuellen Blickfeld aufbewahrt, und um welche Mengen wächst der Bestand?
  • Welche Verbesserungen sind möglich?
  • Wer hat von welchen Standorten aus Zugriff auf die Dokumente, wer liefert überhaupt welche?

 

Integrieren Sie Mitarbeiter maßgeblich an der Ist-Analyse und der Konzeption 

Welche Anforderungen haben die Mitarbeiter, um ihre Arbeit effizienter zu erledigen? Stellen Sie betroffene Mitarbeiter nicht unvorbereitet vor vollendete Tatsachen zu. Räumen Sie mögliche Akzeptanzprobleme aus dem Weg, indem Sie die Vorteile digitaler Archivierung zeigen. Die Mitarbeiter in den Abteilungen kennen alle Schritte, die wichtig sind, sie wissen, wo Optimierungspotenzial besteht, und sind auch am Ende diejenigen, die mit der Software arbeiten müssen. Für sie ist die Nutzerfreundlichkeit der wichtigste Aspekt bei einer DMS-Lösung. Bestimmen Sie beispielsweise Key-User, die an der DMS-Einführung effektiv beteiligt sind.


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