Vier Tipps zur Dokumentensicherheit

SENSIBILISIEREN SIE IHRE MITARBEITER

Die besten IT-Security-Lösungen können nutzlos sein, wenn die Mitarbeiter für das Thema Dokumentensicherheit nicht sensibilisiert sind. Schulungen, Publikationen oder die Teilnahme an Workshops unterstützen Mitarbeiter dabei, das Thema Datensicherheit zu verinnerlichen. Wer nicht versteht, warum IT und Dokumente geschützt sein müssen, wird dem Thema dauerhaft nicht genug Aufmerksamkeit widmen.

MULTIFUNKTIONSGERÄTE VOR DATENKLAU SICHERN

Jedes Gerät in einem Unternehmensnetzwerk stellt eine Schwachstelle dar, einschließlich der Netzwerkdrucker. Schützen Sie vertrauliche Informationen – bei der Übertragung und in der Warteschlange . Bei Steuerberatern, Ärzten, Anwälten und Versicherern ist beispielsweise das verschlüsseln der Festplatten von besonderer Brisanz, denn werden die Daten nicht ausreichend geschützt, verschlüsselt und beim Ausrangieren des MFP richtig gelöscht, können sie erschreckend leicht in die Hände von Dritten geraten.

Hier bietet der KYOCERA Net Manager eine serverbasierte Anwendung mit denen sich sensible Dokumente schützen lassen. bietet beispielsweise weitreichende Möglichkeiten, die Datensicherheit von Multifunktionsgeräten mit Festplatte zu erhöhen. 

AUTHENTIFIZIERTES DRUCKEN EINFÜHREN

Laut einer Studie des Statistikportals Statista im Auftrag von KYOCERA Document Solutions Deutschland finden jeder Fünfte vertrauliche Dokumente von Kollegen im Ausgabefach des Druckers und 70 Prozent kommen mindestens einmal pro Woche mit vertraulichen Dokumenten in Kontakt.

Rechnungen und Aufträge, die nicht jeder Mitarbeiter einsehen darf liegen offen im Ausgabefach des Druckers

Damit der Datendiebstahl aus dem Ausgabefach gar nicht erst zustande kommt, lassen sich Drucken durch Authentifizierung sichern. Mit Print & Follow oder Follow-Me-Printing erhöhen Sie Ihre Dokumentensicherheit, indem Sie Ihre Ausdrucke erst nach Aktivierung mit einer Chipkarte erhalten. Sie erhalten Ihre Druckaufträge dann standortunabhängig an jedem eingebundenen System.

DOKUMENTENMANAGEMENT-LÖSUNG (DMS) MIT RECHTEVERGABE EINFÜHREN

Wer darf welche Dokumente einsehen? Mithilfe intelligenter DMS-Lösungen lassen sich Dokumente nicht nur platzsparend, sicher und gesetzeskonform aufbewahrt, bei allen Daten im elektronischen Archiv kann auch klar festgelegt werden, welcher User auf ein Dokument zugreifen bzw. es teilen oder bearbeiten kann.


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