Wer suchet der findet – Doch wie viel Zeit geht dabei verloren?

Wo liegt die aktuelle Version des Textes? Welche Datei enthält das finale Angebot? Hat der Kolle­ge das Projekt bereits abgerechnet? Mitarbeiter verbringen im Durchschnitt 9,6 Stunden pro Woche mit der Suche nach Dokumenten. Doch welche Dokumente werden besonders häufig gesucht und wie steht es um die revisionistischere Ablage von Informationen?

Gemeinsam mit dem Statistikportal Statista hat KYOCERA Document Solutions dazu 1.000 deutsche Büroangestellte in Deutschland befragt.

Knapp zwei Stunden pro Tag verbringen deutsche Büroangestellte im Durchschnitt allein mit administrativen Tätigkeiten.

Besonders zeitaufwändig empfinden Büroangestellte, die in sehr papier-­ und dokumentenintensiven Bereichen tätig sind die Suche nach Dokumenten. So gaben 64 Prozent der in Administration und Verwaltung beschäftigten Angestellten an, täglich mehr als 60 Minuten zu investieren. Im Bereich Finanzen und Buchhaltung waren es ganze 71 Prozent die sich mit Vorlagen, Verträge und Dateien suchen, drucken und ablegen beschäftigen müssen. Für gut 14 Prozent stellen die Tätigkeiten sogar eine Belastung dar.

Dabei findet nur jeder fünfte die Datenablage überhaupt effizient, auch wenn eine Mehrheit von 76 Prozent der befragten Büroangestellten, die eigenen administrativen Tätigkeiten zur Dokumenten­ablage für notwendig hält. Es hapert also an der Umsetzung. Hier besteht ein erhebliches Potenzial für Verbesserungen. Alarmierend ist auch, dass nur ungefähr ein Drittel der Befragen davon überzeugt ist, dass Dokumente vor Veränderung und Verfälschung geschützt sind.

Nur die Hälfte der deutschen Büroangestellten (49 Prozent) ist mit der Ablage von Dokumenten am eigenen Arbeitsplatz zufrieden. Je größer das Unternehmen, desto weniger zufriedenstellend ist die Ablage, bedingt durch die höhere Komplexität der Administration hier gaben nur 44 Prozent an, dass Dokumente im eigenen Unternehmen nachvollziehbar abgelegt und schnell auffindbar sind.

Berücksichtigt man jedoch, dass nur gut ein Viertel der Befragten angab, dass in Ihrem Unternehmen Dokumentenmanagement -Software verwendet wird, sind diese Zahlen nicht überraschend. Besonders in großen Unternehmen wünschen sich die Mitarbeiter eine DMS-Lösung. Ohne strukturiertes Dokumentenmanagement ist die Suche nach Dokumenten ein enormer Zeitfresser.

 

KYOCERA Workflow Manager zum Optimieren der Dokumentensuche

Mithilfe intelligenter DMS-Lösungen lassen sich Dokumente bzw. darin enthaltene Informationen dank durchsuchbarer Datenbanken nicht nur sekundenschnell wiederfinden. Durch die digitale Archivierung gehen auch weniger Dokumente verloren, während Informations­prozesse transparenter werden. Die Vorteile liegen auf der Hand, dennoch scheuen insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen die Einführung einer DMS­ Lösung. Viele Unternehmen scheuen vor allem die hohen Investitionskosten, die mit der Umstellung auf digitale Prozesse einhergehen und befürchten einen hohen Beratungsaufwand.

Abhilfe schafft hier der KYOCERA Workflow Manager: Dieser zeichnet sich durch eine hohe Standardisierung aus. Dazu bietet er vorkonfigurierte Prozesse für die Bereiche Einkauf, Verkauf, Personal und Vertragswesen, die sowohl einzeln als auch kombiniert genutzt wer­den können.

 

 

Alle Ergebnisse der Studie finden Sie hier im E-Book

 

 

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