Digitales Arbeiten macht produktiver

Unternehmen, in denen die digitale Transformation bereits fortgeschritten ist, sind deutlich produktiver.

Dies ist das Ergebnis einer aktuellen Umfrage des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Kooperation mit Kyocera Document Solutions.

Knapp 700 Fach- und Führungskräfte aus Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größen haben zwischen September 2015 und Januar 2016 an der Onlinebefragung teilgenommen.

Als wichtigstes Motive für digitales Arbeiten werden das schnelle Finden und Weitergeben von Dokumenten (91 Prozent Zustimmung), das einfachere Teilen von Informationen (86 Prozent Zustimmung) sowie orts- und zeitunabhängiges Arbeiten (78 Prozent Zustimmung) angegeben. Jedoch halten auch sehr viele Teilnehmer IT-Geräte für zu umständlich und erledigen daher viele Dinge lieber in Papierform (86 Prozent Zustimmung).

Die Auswertung zeigt deutlich, dass die große Mehrheit der Studienteilnehmer bereits verstärkt digital arbeitet. Bei 70 Prozent der Teilnehmer erfolgt der Austausch von Dokumenten und Informationen weitgehend digital.

In Besprechungen dominiert hingegen noch das Papier: Nahezu zwei Drittel der Studienteilnehmer verwenden in Meetings überwiegend ausgedruckte Dokumente oder handgeschriebene Notizen.

Die Zusammenarbeit wird sich aber deutlich verändern. Anstatt To-do-Listen in Meetingräumen abzuarbeiten, werden physische Treffen in Zukunft zu Keimzellen der Kreativität werden. Das gemeinsame Visualisieren von Aufgaben und Prozessen wird dabei eine entscheidende Rolle spielen.

Flexibles Arbeiten gewinnt an Bedeutung

Ferner spielt die Flexibilisierung der Gruppen eine zunehmend wichtige Rolle. Starre Teams, die fortwährend gleiche Aufgaben bewältigen, gehören in immer mehr Unternehmen der Vergangenheit an. Je nach Projekt finden sich die jeweils beteiligten Mitarbeiter zu flexiblen Teams zusammen –  häufig auch in virtuellen Gruppen. Immer wichtiger wird dadurch die intelligente Zusammenführung aller erforderlichen Informationen, was wiederum eine durchgehende Digitalisierung der Prozesse erfordert.

Ist das noch nicht der Fall, droht die Flexibilisierung zu Lasten der Qualität zu gehen. Gerade bei der Digitalisierung besteht im Mittelstand deutlicher Nachholbedarf. Insellösungen erschweren in vielen Fällen die konstruktive Zusammenarbeit und noch längst nicht in allen Unternehmen existieren digitale Lösungen wie intelligentes Dokumentenmanagement.

Sicherheit im Fokus

Aber Vorsicht ist geboten. Ein wesentlicher Punkt bei der flexiblen Arbeit ist das Thema Sicherheit. Hier bietet der KYOCERA Net Manager eine serverbasierte Anwendung mit denen sich sensible Dokumente schützen lassen. Hier haben Anwender per Web-Browser flexiblen Zugriff auf ihren Nutzer-Account und ihre jeweiligen DruckJobs. Wesentlich für die Dokumentensicherheit ist die Print & Follow-Funktionalität: Die Dokumente werden zentral gespeichert und können dann – gesichert durch Login – von  verschiedenen Ausgabegeräten abgerufen werden. Ferner vereinfacht die Lösung die Dokumentenprozesse und hilft, die Output-Kosten zu reduzieren.

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